2020-02-25

去除讨论——让会议更高效

去除讨论——让会议更高效

在设计领域,是需要创造性思维的,我们需要创造性地解决问题。但在团队会议时,我们经常会失去目标、陷入无意义的讨论陷阱中,从而影响我们的工作效率乃至产品的发布时间。

这种“项目疲劳“在不同的团队中以不同的形式出现:会有潜在的被动攻击压力,会有流言蜚语,有人会站起来离开,而且会有明显的自我失衡。团队已经在战壕里战斗了太久,人们会为了推行自己的想法去阻挠他人的想法,不管这个想法是否可行。

那么,我们如何解决这个几乎所有公司都会发生的极其普遍的问题呢?

那就是:用清晰的过程取代所有开放的、非结构化的讨论。一开始一定很令人惊讶,我能感觉到设计师们的怀疑,他们习惯于一遍又一遍地和同事争论,直到有人放弃或者提出测试建议。自由讨论似乎有利于创造力,但实际上结构和纪律塑造了创作所需的自由。

任何需要团队做出决定、解决问题或讨论困难的事情,我们都可以使用去除讨论的方法来做出决定。下面是对这个过程的简要介绍,从中可以看到去除讨论法的效果:

去除讨论——让会议更高效

首先,我们需要选择一位能够参与整个过程的裁判,他必须集中精力确保不会爆发讨论并控制时间。

1.写出自己的问题——首先我们一起坐下来,用几分钟时间写下近期遇到的挑战与想法。它可以是任何东西,比如“我不认为我们正在取得任何进展“或“我认为人们对X项目的关注比我的项目更多。“写下任何困扰我们的事情。七分钟后,每个人都会有一大堆书面问题摆在面前。

2.提出问题——每次裁判选择一个人在白板前张贴自己的问题并迅速解释,在此期间,其他人不得发言。裁判要将时间加以控制,每人大概四分钟左右的时间即可。

3.选择要解决的问题——每人拥有两次投票机会,所有人都需要投出他们认为应该解决的大部分挑战。一旦时机成熟,裁判员需要根据投票结果的先后顺序,迅速解决选定的问题。

4.将问题重组为标准化挑战——也就是说,将问题重组为“我们应该如何解决。“目前,只需关注选定的优先问题--裁判员将把每个问题重写为标准格式,这将帮助我们提出一系列比我们最初想象的更广泛的解决方案。

5.提出解决方案——我们需要对票数最高的的问题提出一个解决方案。现在每个队员都有七分钟的时间来写出尽可能多的解决问题的方案,而不是讨论这个问题。在这个阶段取消讨论的目的也是为了确保有更多不同的解决方案。大家要在七分钟以内,给出自己的想法。

6.选出最优方案——裁判现在给每位成员六张票用以选择他们认为最好的解决方案。因为你需要看每一个计划,所以我们给这个投票过程多一点时间:10分钟。

7.确定优先次序——就像我们以前做的那样,团队现在有30秒的时间按优先级列出方案。

8.决定如何去执行——有些选项显然比其他选项更受欢迎,但是同样要考虑到成本问题。因为裁判员是唯一有开放讨论权限的成员,所以裁判需要做以下事情:选择票数最多的选项,把它放在“付出/影响“象限的中间,然后简单地问:“高还是低?“ 这里通常有一些简短的讨论,所以裁判需要试图找到共识,以及控制讨论时间不超过20秒。一旦确定了“付出“指数,裁判再次使用同样的方法来确定“影响“指数。

9.将该计划转化为一项可执行的任务——裁判员选择方案,并要求提出方案的成员给出一些可执行的步骤来测试该方案。“可执行“是指一两周内可以完成的事情。当所有这些计划都写好后,你的团队就有了可以执行的任务。

在这么短的时间内,你的团队就可以在没有讨论的情况下得到可执行方案,产生解决方案,并确定执行的优先级别。

一个普通设计师和一个优秀设计师之间的差距在于能否创造性地解决问题,在团队会议时,我们可以用去除讨论的方法来消除团队合作中冗长而毫无意义的讨论,并在最短的时间内确定目标、产生解决方案和产生价值。

 

 


从交互设计入手,提升用户体验 KPI与用户体验的平衡点